O local de trabalho híbrido precisa de funcionar para todos

Por Rob Enderle

Encontrei-me na semana passada com Kristi Woolsey,
uma consultora do BCG Smart Environments Group
que ajuda as empresas a equilibrar a necessidade empresarial de supervisão dos funcionários
e o desejo dos trabalhadores de continuarem a trabalhar a partir de casa. Há
uma preocupação crescente de que executivos e empregados estão a ficar
dessincronizados: executivos a querer que o seu pessoal regresse ao escritório,
enquanto muitos, se não a maioria, dos funcionários preferem trabalhar a partir
de casa.

Woolsey é um arquiteto do espaço físico com um background em
estratégia comportamental no que diz respeito à colocação de produtos nas lojas
e gestão de clientes. Esta é uma habilidade única frequentemente utilizada no
retalho para maximizar o rendimento das lojas; requer uma compreensão profunda
de como as pessoas podem ser motivadas (e manipuladas) com sucesso. Fiquei
fascinado ao ver essa mesma habilidade ser aplicada à necessidade contínua de
ter um ambiente híbrido para reter os funcionários e mantê-los relativamente
seguros e produtivos.

Aqui estão algumas das coisas que aprendi com Woolsey.

Plano aberto/cubículos não estão a funcionar

Os escritórios são largamente utilizados para trabalho
colaborativo ou para proporcionar uma sensação de fazer parte de algo – uma
equipa, se quiser – em vez de se sentirem isolados e sozinhos em casa. Assim,
ir trabalhar para ficar isolado e sozinho num cubículo, ou num espaço aberto
com distrações e sem privacidade para a equipa trabalhar, não é uma solução
viável. Salas de conferência ou salas de reunião podem também não ser ideais,
dependendo do projeto.  O que parece ser
necessário é um espaço flexível onde as pessoas se possam reunir pessoal e
virtualmente, um lugar que possa ser ajustado ao compromisso e isolado para
evitar distrações e aborrecimentos. Em particular, o espaço precisa de ser
capaz de se adaptar às necessidades dos funcionários, não, como é geralmente, o
contrário.

Isto sugere que as abordagens de “cookie-cutter”
serão menos do que ideais entre empresas e mesmo entre equipas; funcionários de
diferentes indústrias colaboram de forma diferente, e a cultura da empresa pode
exigir uma abordagem à colaboração que varia entre os pares dessa empresa.

Com muitas empresas a apressarem-se a implementar locais de trabalho híbridos, os consultores que possam estar a trabalhar com elas precisam de compreender a empresa, a sua cultura única, e a sua indústria antes de oferecerem propostas.  Precisam também de compreender a amplitude e a singularidade das equipas de trabalho. Uma equipa que trabalhe em software necessitará tipicamente de uma disposição e capacidade de sala diferente do que um grupo que trabalhe em algo físico, como um carro.

O metaverso parece promissor, mas tem um longo caminho a percorrer

Woolsey estava entusiasmado com o metaverso como ferramenta
potencial, mas reconheceu que ainda não existe uma única ferramenta que pudesse
recomendar que movesse a colaboração para lá com sucesso. O uso de
auscultadores de realidade virtual (VR) não provou ser amplamente popular, e as
capacidades de renderização das ferramentas não estão onde elas precisam de
estar. Mas a ideia de colocar no mesmo ambiente digital funcionários
presenciais e remotos é convincente e poderia eventualmente tornar o trabalho a
partir de casa melhor do que vir para o escritório para a maioria das pessoas.

Mas até que o problema do “vale sinistro” possa ser resolvido, e o incómodo dos auscultadores seja reduzido para que os funcionários utilizem efetivamente estas ferramentas virtuais, o metaverso continua a ser uma plataforma com potencial. Mas está muito longe de conhecer esse potencial agora.

Ferramentas-chave para a produtividade

Para os gestores que querem saber o que se passa com os funcionários
sem invadir a sua privacidade, Woolsey recomenda o Trello. Recomenda também que
os gestores sejam transparentes com a sua abordagem e necessidades de medição
dos funcionários. Os marcos dos projetos devem ser numerosos e constituir a
base de eventos mais regulares sobre o estatuto dos funcionários, para que estes
nunca se metam em problemas profundos e os gestores possam fazer o melhor para
garantir a conclusão atempada dos projetos – particularmente esforços de alto
valor. Ela também recomendou ferramentas como o Slack, que pode ser utilizado
eficazmente para assegurar que os canais de comunicação permaneçam abertos
entre os funcionários, tanto os trabalhadores como os seus patrões.

E finalmente, recomendou um quadro branco virtual como o Miro para manter as pessoas que estão à distância ou no escritório a trabalhar em conjunto de uma forma coordenada.

Resolver o debate sobre o trabalho híbrido

O novo modelo híbrido que surgiu para os funcionários –
alguns dias em casa, alguns dias no escritório – não está a funcionar bem e
pode entrar em colapso. Muitos executivos querem os funcionários de volta às
suas secretárias, mas não estão tão ansiosos por voltar eles próprios. O
resultado? Funcionários críticos à procura de emprego noutras empresas.

Compreender como funciona uma empresa, como os seus
funcionários colaboram, os projetos únicos em curso, e as capacidades e cultura
empresariais pode produzir uma solução personalizada que funcione para todos.
Pode otimizar a produtividade, independentemente do que está a acontecer com os
requisitos de trabalho híbrido com que estamos agora a lidar.

Este modelo híbrido pode ser feito com sucesso. A BCG e a
Woolsey parecem ter um processo único e viável para se chegar à melhor solução,
tanto para os funcionários como para os seus gestores.